5 Wege zur Steigerung der Produktivität von Wissensarbeitern

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Im Artikel “Wissensarbeiter-Produktivität: Die größte Herausforderung” (1999) Peter Drucker macht die verblüffende Beobachtung, dass im Jahr 2000 unser Wissen über die Produktivität von Wissensarbeitern mit dem der Produktionsarbeit um 1900 vergleichbar war. Das hat mich zum Nachdenken gebracht: Haben all die neuen Technologien des letzten Jahrzehnts dies geändert? Ich habe das Thema recherchiert und keine Beweise dafür gefunden, dass sich die Produktivität stark verändert hat. Es gibt jedoch immer noch eine Menge “niedrig hängender Früchte, die geerntet werden müssen”, wie dieser Beitrag zeigen wird.

Wissensarbeiter sind diejenigen, die “für ihren Lebensunterhalt denken”. Sie sind eines der wichtigsten Vermögenswerte in einer Organisation, da sie Innovation und Entwicklung von Produkten/Dienstleistungen vorantreiben, indem sie theoretisches und analytisches Wissen anwenden. Es gibt viele, die als Wissensarbeiter kategorisiert werden, wie Programmierer, Designer, Forscher, Architekten, Ingenieure, Wissenschaftler usw.

Wissensarbeiter verbringen 61 % ihrer Zeit mit E-Mails, Informationssuche und interner Zusammenarbeit

Wie eine Studie von McKinsey nahelegt. Darüber hinaus wird ein erhebliches Potenzial zur Produktivitätssteigerung aufgezeigt. Die restlichen 39 % der Zeit eines Wissensarbeiters werden für “rollenspezifische” Arbeit aufgewendet. Dies können z.B. Vertriebsleiter sein, die Vorlagen für Anruflisten, Verkaufsdialog-Tools usw. erstellen. Auch diese Aufgaben haben ein erhebliches Verbesserungspotenzial – wenn es der Organisation gelingt, diese Tools effektiv büroübergreifend zu teilen.

Wie produktiv sind Wissensarbeiter?

Drucker weist darauf hin, dass der größte Teil unseres Managementdenkens von der Notwendigkeit geprägt ist, die Produktivität in der Fertigung zu verbessern. Er listet 6 Faktoren auf, die die Produktivität von Wissensarbeitern bestimmen:

1. Der Fokus liegt auf der Ausführung der richtigen Aufgabe.
2. Die Verantwortung für die Produktivität liegt bei den Wissensarbeitern selbst. Sie brauchen Autonomie, um sich selbst zu managen.
3. Kontinuierliche Innovation muss ein Teil der Arbeit, der Aufgabe und der Verantwortung von Wissensarbeitern sein.
4. Wissensarbeit erfordert kontinuierliches Lernen und Lehren.
5. Qualität ist mindestens genauso wichtig wie Quantität.
6. Wissensarbeiter müssen als Vermögenswert und nicht als Kostenfaktor behandelt werden, damit sie wirklich motiviert sind, zu arbeiten.

Wie managt man Wissensarbeiter?

Das Wall Street Journal fand heraus, dass 40 % einer durchschnittlichen Arbeitswoche für Interaktionen in Form von Meetings, Telefongesprächen und E-Mails aufgewendet werden. Dies schmälert einen großen Teil der Produktivität und Kreativität und ermöglicht es Wissensarbeitern nicht, ihr volles Potenzial auszuschöpfen.

Da Wissensarbeiter die Hälfte ihrer Zeit mit Interaktionen verbringen, legen unsere Untersuchungen und Erfahrungen nahe, dass Unternehmen zunächst die Produktivitätsbarrieren untersuchen sollten, die diese Interaktionen behindern. Einige der häufigsten Produktivitätshindernisse sind:

Die Notwendigkeit kontinuierlicher Innovationen

Auch wenn Wissensarbeiter im Herzen “Denker” und “Innovatoren” sind, ist dies nicht der einzige Teil ihrer täglichen Aufgaben. Wie bereits erwähnt, verbringen sie 61 % ihrer Zeit mit E-Mails, Informationssuche und interner Zusammenarbeit. Dies kann als ein Faktor angesehen werden, der die Innovation stört. Und es ist, E-Mails zu beantworten und von Meeting zu Meeting zu springen, wenn Ihr Gehirn mit neuen Ideen gefüllt ist!

Funktionen, die mehr Zeit für Innovationen und weniger Zeit für die Kommunikation bieten:

• Die gesamte interne Kommunikation in Bezug auf Ihre Prozesse, Aktivitäten und Aufgaben befindet sich an einem Ort, und Sie können sicherstellen, dass die richtigen Personen für die richtigen Aufgaben einbezogen werden
• Mit Prozessabläufen als Fälle können Sie darstellen, woran Sie arbeiten und wo Sie sich gerade mit Ihren Aufgaben befinden

Segen und Fluch der Technologie am Arbeitsplatz

Technologie macht unsere Arbeit in vielerlei Hinsicht schneller und effizienter. Es führt jedoch auch zu vielen Ablenkungen. Wenn man “die Welt in der Hand” hat, entsteht ein großer Druck, über die neuesten Nachrichten auf dem Laufenden zu bleiben und mit Freunden und Familie Schritt zu halten. Wir tragen unsere Telefone überall hin mit und haben oft mehrere Registerkarten/Anwendungen geöffnet. Dies führt oft zu Ablenkung und mangelnder Produktivität.

Darüber hinaus ist Druckers Standpunkt darüber, wie die Produktivität von Wissensarbeitern in Bezug auf Qualität und nicht auf Volumen gemessen wird. Unsere Social-Media-Nutzung treibt uns eher in Richtung Volumen als in Richtung Qualität. Jemand hat einmal gesagt, dass Facebook den letzten unerforschten Markt erschließt: das Bedürfnis der Menschen, ihr Leben mit dem Leben anderer zu vergleichen. Dies schafft eine Kultur, in der die Menge der Updates und Beiträge mehr wert ist als die Qualität jedes einzelnen von ihnen.

Überladen mit Aufgaben, nicht einmal wissen, wo man anfangen soll

Da wir mit eingehenden Aufgaben, Aktivitäten und Prozessen überlastet sind, ist es schwierig, sich wirklich auf eine einzelne nach der anderen zu konzentrieren. Dies kann zu “Burnouts” und Kreativitätsverlust führen, insbesondere wenn das Unternehmen nicht über ein gut etabliertes System verfügt, um all dies zu bewältigen. Daher sollte der Fokus darauf liegen, die richtige Aufgabe zur richtigen Zeit auszuführen.

Funktionen, die die Aufgabe überwältigen:

• Ausführen von Prozessabläufen als Fälle. Jede Aufgabe ist visuell organisiert und Assets haben Priorität. Auf diese Weise erhält der Wissensarbeiter einen klaren Überblick darüber, was als nächstes zu tun ist, auf welche Aufgaben er sich konzentrieren muss und wann er sie erledigen muss.

Der Druck, zu viele Optionen zur Auswahl zu haben

Es ergeben sich ständig neue Möglichkeiten und wir müssen immer den neuesten Trends folgen. Nehmen wir zum Beispiel die Werbung. Früher gab es in dieser Branche nur wenige Kanäle zur Auswahl. Heutzutage ist es viel komplizierter und es ist schwieriger denn je, die richtige Zielgruppe mit dem richtigen Kanal zu erreichen. Bevor eine Kampagne durchgeführt wird, müssen alle Optionen bewertet werden, um herauszufinden, welche die vorteilhafteste ist. Und was passiert, wenn ein Prozess endlich etabliert ist, die Plattform aber ihre Funktionen ändert?

Wege, um effizienter den Überblick zu behalten

• Prozesslandkarten ermöglichen es Ihnen, Systeme, Dateien und Anweisungen rund um Aktivitäten zu organisieren. Wenn Sie also beispielsweise Ihren Prozess in Bezug auf Google Ads abbilden und diese ihre Funktionen ändern/hinzufügen, ist es für Sie einfacher und schneller, Ihren Prozess anzupassen.

Das mangelnde Engagement zwischen Kollegen

Es ist bekannt, dass ein gutes Arbeitsumfeld Ihre Mitarbeiter glücklicher macht, was dazu führt, dass sie produktiver sind. Es ist wichtig, Ihre Mitarbeiter zu ermutigen, Fragen zu stellen und neue Ideen auszutauschen. Noch besser, wenn dies im jeweiligen Prozess, der Aktivität oder der Aufgabe richtig gemacht wird!

Funktionen, die das Engagement unterstützen:

• Bieten Sie Ihren Mitarbeitern einen ermutigenden Raum für Engagement, fügen Sie schnelle Antwortoptionen wie Emojis hinzu und implementieren Sie Labels, um es noch klarer zu machen

Selbst eine kleine Änderung in Ihren Gesamtprozessen und Ihrer Arbeitsumgebung kann einen Unterschied in der Produktivität Ihrer Wissensarbeiter machen. Wenn Sie die in diesem Artikel erwähnten “niedrig hängenden Früchte” nutzen, können Sie mehr Raum für Denken, Innovation und Kreativität schaffen. Sie Wissensarbeiter müssen also nicht mehr stundenlang erklären, was sie tun, und sich zwischen Meetings und E-Mails abmühen, innovative Lösungen zu entwickeln.

Schlussfolgerungen

Die Produktivität von Wissensarbeitern bleibt auch in unserer technikaffinen Zeit eine große Herausforderung. Um das Potenzial dieser wertvollen Ressourcen zu maximieren, müssen Unternehmen gängige Produktivitätshindernisse wie übermäßige Interaktionen, technologische Ablenkungen, Aufgabenüberlastung, überwältigende Optionen und mangelndes Engagement angehen. Durch die Einführung intelligenter Lösungen und die Verfeinerung von Prozessen können Unternehmen eine Umgebung schaffen, in der sich Wissensarbeiter wirklich entfalten können und sich auf Innovation und Kreativität konzentrieren können, anstatt sich im Lärm moderner Arbeitsplätze zu verlieren.

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